CÓMO EVITAR
ESTAR SATURADO DE TRABAJO
Si te
involucras en muchos proyectos o si se te acumulan las tareas, seguro que
estarás saturado de trabajo, sin tiempo para nada. Analicemos las razones que
te llevan a ese estado y qué puedes hacer para evitarlo.
Consejos para
no estar desbordado de trabajo
¿Te sientes
desbordado? ¿Saturado de obligaciones y compromisos, sin tiempo y a punto de
estallar? Si te sientes exactamente así y no sabes cómo evitarlo o, peor,
piensas que hoy en día es lo normal y hay que aguantarse, es muy importante que
conozcas las cuatro razones por las que estás así y las seis soluciones que te
ofrezco.
Lo primero
que tienes que saber es que no tienes por qué estar desbordado, que puedes
cambiar las cosas y, para ello, el primer paso es averiguar qué es lo que te ha
llevado a esa situación.
Razones que
te llevan a estar saturado en el trabajo
En general,
se debe a una o varias de estas cuatro razones:
- No sabes decir no ni poner límites ni a personas ni a proyectos.
- Subestimas el tiempo (y energía) que te va a llevar un proyecto o compromiso.
- Estás haciendo demasiadas cosas diferentes a la vez.
- Te exiges demasiado, quieres hacerlo todo tú.
¿Te suenan? ¿Cuál
es la más problemática para ti?
Eso es lo
primero que tienes que saber, cuál es la causa de que estés saturado de trabajo
y a punto de estallar. Puede ser que tengas un poquito de cada una pero, ¿hay
alguna que te afecte especialmente?
A mi, por
ejemplo, el estar involucrada o tener que preocuparme de muchas cosas distintas
a la vez me supone bastante estrés, y lo tengo muy en cuenta a la hora de
aceptar nuevas propuestas.
El segundo
punto importante es que te des cuenta de que todo esto ha sido y es elección
tuya. Tú eliges cuáles son tus prioridades, lo que haces o no haces, a quién le
dices que sí y a quién le dices que no. No pienses que es algo que te ha
pasado, tú mismo te has llevado a este estado. Es importante que lo tengas en
cuenta. ¿Lo bueno? Que si tú te has metido en este problema, también podrás
salir de él.
Qué hacer
para no estar saturado de trabajo
- Aprende a decir no y a poner límites. Ya he escrito varias veces sobre la importancia de decir no, fundamental para tener una vida más relajada y sentirte satisfecha con lo que haces. Yo tengo la suerte de saber decir que no con facilidad (demasiado a veces), pero sé que para muchos es muy difícil.
- Planifica las cosas con más tiempo. Siempre considera más tiempo del que crees que necesitarás, así no llegarás agobiado. Esto se aplica tanto a objetivos que te plantees como a fechas límite para proyectos o trabajos, o a citas que tengas programadas. Añade más tiempo del que crees que te va a llevar y notarás una gran diferencia en tus niveles de estrés.
- Determina el número de actividades que puedes hacer. Todos tenemos un límite, analiza lo que haces y piensa si sigues siendo productivo y eficaz cuando estás involucrado en diez proyectos, o en cinco o en dos. Todos somos diferentes, tú puedes preferir trabajar solamente en una cosa y cuando acabes empezar otra, o llevar dos o tres a la vez. Lo que funcione para ti, pero que funcione.
- Delega para no estar saturado. Dejemos esto claro de una vez, no puedes ni tienes por qué hacerlo todo tú mismo. Es hora de definir qué es lo importante para ti y qué es lo que realmente sólo tú puedes hacer, y lo demás delégalo.
- Evita el agobio estableciendo prioridades. Es hora también de determinar qué es lo verdaderamente importante para ti, para que saques tiempo para eso. No hay tiempo para todo, al menos no para todo a la vez, así que tienes que conocer muy bien tus prioridades. ¿A qué personas quieres de verdad dedicarles tu tiempo? ¿Qué proyectos son los que tienes que acabar primero? ¿Qué puedes posponer? Y no me digas que no puedes posponer nada, porque si sigues así lo único que harás será empeorar la situación. Así que vuelve a pensar, si no te quedara más remedio, ¿qué podrías posponer?. Acepta que no te queda más remedio, si de verdad quieres cambiar ese estado de estar al límite.
- Agrupa tareas similares. Programa tu agenda de forma que si tienes que hacer llamadas sean todas el mismo día, o si tienes que salir para algo que sea todo a la vez. Así estarás más centrado, ya que hacer cosas muy diferentes puede hacer que pierdas energía y te desconcentres con facilidad.
FUENTE:
Aida Baida
Gil
CÓMO
PRIORIZAR: PRIMERO ¿LO URGENTE O LO IMPORTANTE?
A la hora de
priorizar, es muy importante determinar qué se considera urgente y qué
importante. Si somos capaces de diferenciarlo, nuestro tiempo va a ser mejor
aprovechado.
En la imagen
inferior os dejamos el gráfico con el que tomamos las decisiones de
priorización en nuestra web. Se puede observar qué hacer en cada una de las
situaciones posibles.
Urgente Vs
Importante ¿Qué hacer primero?
El presidente
estadounidense Eisenhower dijo que las decisiones más urgentes rara vez son las
más importantes.
Los manuales
dicen que lo primero que tenemos que hacer es lo urgente porque tenemos menos
tiempo que para hacer algo que sea importante.
Lo primero
que debemos de hacer para gestionar correctamente el tiempo es desglosar la
tarea en una de los cuatro posibles escenarios para luego proceder.
Hay cuatro
posibles escenarios
Urgente e
Importante
En este caso,
la tarea hay que hacerla de inmediato. No esperes más a realizarlo. No tengas
pereza, porque cuanto más tiempo tardes en realizarla, más quebraderos de
cabeza tendrás.
Importante,
pero No Urgente
Nos encontramos ante el caso de que la tarea sea importante, pero no
urgente. La recomendación es programarlo para un momento determinado del día.
Después de las tardes Urgentes pero No importantes.
Urgente, pero
No importante
En este caso,
siempre que sea posible, tienes que delegar la tarea a alguien. Si no es
posible, prográmala para que esté inmediatamente después de las tareas urgentes
e importantes.
Ni
importante, ni Urgente
En este caso,
olvídate de la tarea. No tiene que hacerte perder ni un solo minuto. Hay que
aprovechar el tiempo al máximo y esta tarea no te va a proporcionar ningún
beneficio (a no ser que sea para algún familiar o amigo).
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| Pinchar aquí para descargar gráfico |
Recomendación
Otro método
para organizar mejor el tiempo es hacer una lista con todo lo que uno quiere
hacer un día determinado, basándonos en el método anterior. Se clasifican las
tareas y se empieza con la primera de la lista. No se pasa a la siguiente hasta
que no se ha terminado la anterior. Cuando la terminamos, la tachamos y
seguimos con la siguiente.
Más vale
tarde que nunca, pero es mejor que nunca sea tarde.
FUENTE:
CONSEJOS
PARA SER MÁS EFICIENTES EN EL TRABAJO
La empresa
actual nos demanda que seamos "multitarea", sin embargo, esto acaba
convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una
gran pérdida de tiempo, con el consiguiente estrés. Podremos mejorar esto con
mayor eficiencia en el trabajo organizando la documentación mediante carpetas.
Aquí van más consejos:
Haz una sola
cosa a la vez
Claro que las
prioridades pueden cambiar en cualquier momento. Ahí es donde entra tu
flexibilidad, y esa "sola cosa" tiene que cambiar. Recoge la
documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta (las hay de
diferentes colores para distinguirlas), rotúlala con un postit y déjala en una
esquina de tu mesa.
Saca la
documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella
"a piñón". Si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás
lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella
los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web
con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, creando una
nueva para la siguiente tarea. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.
Ser flexible
te dará eficiencia
La eficiencia
está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema, y no en que tengas
siete temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Tendrás
que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la
eficiencia real está en saber priorizar.
Para priorizar
con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:
- Qué tareas son más importantes
- Qué tareas son más urgentes
- Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa
- Organiza el trabajo al terminar tu jornada
Organiza el
trabajo a diario
Organiza el trabajo diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada. Así podrás dejar
bien archivadas las tareas en carpetas y decidir por dónde empezar al día
siguiente. Dedica otros cinco minutos al comenzar la nueva jornada para tener también
en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.
Ganarás mucho
tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de "encontrarte" entre
tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas
por no usar carpetas.
Te recomendamos
seguir estos consejos sobre tu documentación para eliminar el desorden físico y
mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo. Y no
olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas.
FUENTES:
Marta Morón.
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